成本超標(biāo)，ERP系統(tǒng)應(yīng)該如何改善？
由于各種不可抗力因素，在投入使用ERP系統(tǒng)的過程中，由于市場環(huán)境的變化，亦或者客戶自身需求的改變等，導(dǎo)致原來的系統(tǒng)運維使用成本超過預(yù)定計劃。所以，是時候做一些事情來改善現(xiàn)狀了。
關(guān)于ERP系統(tǒng)改善的幾點意見 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是最能夠反映ERP系統(tǒng)運行狀況的一個指標(biāo)。在給ERP系統(tǒng)進(jìn)行改善的時候，必須根據(jù)需要抓住基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對價格表、供應(yīng)商明細(xì)表等記錄進(jìn)行審核。 具體應(yīng)要核對如下幾組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率： 一、ERP系統(tǒng)賬上庫存數(shù)量與實物數(shù)量的一致性 在使用ERP系統(tǒng)后，以系統(tǒng)數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)，對實物進(jìn)行盤點，然后確定兩者之間的差異，并做原因分析，還可以了解用戶是否按標(biāo)準(zhǔn)在操作。 二、訂單中的未交貨明細(xì) 包括采購訂單上的未交貨明細(xì)和銷售訂單上的未交貨明細(xì)，根據(jù)其他單據(jù)更新的采購訂單和銷售訂單，同時涉及多部門合作，如有問題，就要采取措施，來確保各部門的友好協(xié)作。 三、需要查看單據(jù)編號等是否符合要求 企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據(jù)的編號、產(chǎn)品編號、員工編號等。在實際工作中，員工流動及其他原因會導(dǎo)致編碼混亂。不一致的編碼規(guī)則會導(dǎo)致其它部門查詢數(shù)據(jù)的困難。故在改善時，可以查詢員工是否按編碼規(guī)則在進(jìn)行編碼，并加強對相關(guān)用戶的培訓(xùn)。 現(xiàn)在大部分ERP系統(tǒng)都是以流程驅(qū)動的。也就是說，根據(jù)業(yè)務(wù)流程來開發(fā)、設(shè)計、實施、操作ERP系統(tǒng)。這就給了我們第二個ERP系統(tǒng)改善的指標(biāo)，即評估企業(yè)用戶操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。 在評估這個指標(biāo)的時候，需要抓住企業(yè)的關(guān)鍵流程，具體抓住以下幾個流程即可。 1.銷售循環(huán)流程 包括客戶審核、信用復(fù)核、銷售接單、發(fā)貨等多個環(huán)節(jié)。建議抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點，看看用戶操作是否到位。 2.相關(guān)計劃的操作流程 如對于先接單后采購的企業(yè)來說，需要根據(jù)銷售訂單來生成采購計劃。在改善時，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個計劃的符合程度。一般來說，如果計劃與實際符合，需要先更改計劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據(jù)中進(jìn)行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據(jù)更改后的銷售訂單來調(diào)整銷售計劃與采購計劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。 3.采購循環(huán)流程 在這個流程中，主要是采購單流程與采購收貨流程。對于采購單來說，企業(yè)是否允許無單采購，一般都要求有原始的單據(jù)。系統(tǒng)稽核人員可以在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出沒有原始單據(jù)的采購訂單，然后進(jìn)行追蹤分析。在給ERP系統(tǒng)體檢時，可以分析單據(jù)是否完備。如果完備的話，則說明相關(guān)操作按流程辦事，否則就需要進(jìn)行后續(xù)的完善操作。 4.付款流程 對于ERP系統(tǒng)來說，付款業(yè)務(wù)主要就是核對相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容。如對于供應(yīng)商付款來說，需要考慮采購訂單、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單等單據(jù)是否齊備，金額是否有問題。同時還需關(guān)注，有沒有重復(fù)付款的單據(jù)等。分析這些單據(jù)，可以判斷與付款相關(guān)的用戶在操作上是否標(biāo)準(zhǔn)，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。 5.注意一些特殊的流程 還有一些企業(yè)管理層比較重視的內(nèi)容，如預(yù)收款、預(yù)付款業(yè)務(wù)，這便需要做特殊流程。如對于預(yù)收款業(yè)務(wù)來說，需要客戶付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。 當(dāng)ERP系統(tǒng)運用的比較熟練之后，用戶對ERP系統(tǒng)的依賴程度會很強。一旦有ERP系統(tǒng)不能夠正常運行的情況，用戶將無法開展正常的工作。這就給了ERP系統(tǒng)改善的第三個指標(biāo)，即做好用戶改善。 依照實踐經(jīng)驗，從涉及IT部門具體動作的層面，理清對應(yīng)的工作思路，讓大家做到心中有譜。 1、隨時隨地培訓(xùn)各級員工，規(guī)范操作 ERP實施完成后，培訓(xùn)的工作告一段落。然而隨著ERP人員的變更、以及企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，導(dǎo)致ERP用戶遇到這樣那樣的問題。 有的ERP用戶憑借自己對系統(tǒng)的初步了解，遇到問題隨機應(yīng)變，表面上看及時處理了工作的實際問題，但由于不規(guī)范，最后導(dǎo)致后續(xù)各種問題的出現(xiàn)。如：倉庫操作過程中，一些參數(shù)選擇不慎問題，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。 因此ERP專職人員，不定期要到現(xiàn)場去，要隨時隨地培訓(xùn)員工，不斷完善操作用戶操作手冊，讓ERP用戶依照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行操作。這樣就能保持ERP用戶對系統(tǒng)的熟習(xí)程度在一定水準(zhǔn)上。遇到例外問題，也會及時報告，避免擅自處理帶來的沖突。 2、搞好激勵機制，充分調(diào)動公司非IT資源，關(guān)注ERP的改善 某些問題的解決可以有比較長的時間，這是持續(xù)改善最有利的條件之一。這時候就要鼓勵ERP用戶去研究ERP系統(tǒng)本身。我們可以在測試環(huán)境，變化一些參數(shù)設(shè)置，或起用一些原來未曾使用過的功能，從容不迫地解決業(yè)務(wù)中的實際問題。 其次ERP用戶參與多了，解決問題的機會就會多起來。特別是ERP用戶在對業(yè)務(wù)本身很熟悉，若加上深入了解自己相關(guān)的ERP系統(tǒng)，提出的解決方案就會更加有效，極大彌補ERP專職人員的不足。 3、研究業(yè)務(wù)、關(guān)注現(xiàn)場 在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，一個業(yè)務(wù)的問題涉及的流程，不僅僅跨越崗位、部門，甚至有機會跨越不同的公司，因此，IT專職人員，就必須認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，從IT的角度來審視，是否有機會利用ERP系統(tǒng)改善現(xiàn)有流程。 套用現(xiàn)在流行的管理語言就是：接觸，觀察，傾聽，提問，滲透，影響。 4、順應(yīng)時機，導(dǎo)入關(guān)聯(lián)新技術(shù)，擴大ERP系統(tǒng)的影響 我們要敢于承認(rèn)ERP系統(tǒng)的不足，在特定動作上，不僅僅可以依賴手工操作解決，在條件允許的情況下，也可以導(dǎo)入成熟的新技術(shù)，彌補ERP系統(tǒng)的不足。 維護和升級是ERP持續(xù)改善的重點工作之一。企業(yè)定期檢查ERP系統(tǒng)，才能及時掌握ERP現(xiàn)狀，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可立即采取相應(yīng)解決措施。 總而言之，ERP的持續(xù)改善不是一蹴而就的，希望通過以上要點進(jìn)行優(yōu)化后，都能達(dá)到企業(yè)自身想要的效果。
