ERP系統(tǒng)如何從“成功上線”到“上線成功”？
ERP項目實施的效果，如何能避免“成功上線”而真正實現(xiàn)“上線成功”，這對ERP項目的管理者和實施ERP的企業(yè)而言，始終是一個值得總結(jié)和思考的命題。
企業(yè)ERP項目是否上線成功，關(guān)鍵要看最后系統(tǒng)是否能夠平穩(wěn)順利的運(yùn)行，不同用戶操作起來是否得心應(yīng)手，各項業(yè)務(wù)流程是否清楚明了以及企業(yè)經(jīng)營管理有所改善提升。系統(tǒng)順利上線固然可賀，但我們不能忽略的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是“ERP系統(tǒng)項目的驗收工作”。
只有明確了ERP項目的驗收標(biāo)準(zhǔn)，才能做到有備而來，從而達(dá)到“系統(tǒng)上線成功”的目的。牢記以下六條ERP項目驗收工作的準(zhǔn)則，也是ERP項目成功驗收的“標(biāo)尺”：
1、系統(tǒng)應(yīng)用范圍是否已經(jīng)達(dá)到期初目標(biāo)？一般在項目開始階段，都會約定項目的試點(diǎn)和推廣范圍，如試點(diǎn)為：集團(tuán)+上海分公司；推廣為：北京、南京分公司。同時還要規(guī)定哪幾個業(yè)務(wù)部門需要應(yīng)用系統(tǒng)，這都可以理解為項目的涉及到的組織范圍。
2、相應(yīng)子系統(tǒng)的應(yīng)用目標(biāo)驗收：如企業(yè)的成本系統(tǒng)項目，就需要達(dá)成如下幾個目標(biāo)：1)按制定的目標(biāo)成本、合約規(guī)劃執(zhí)行合同業(yè)務(wù)，嚴(yán)肅目標(biāo)成本性質(zhì)。2)登記合同、變更、結(jié)算、付款信息，形成集團(tuán)統(tǒng)一的臺賬信息平臺。3)形成多維度的動態(tài)成本分析結(jié)果，支撐閉環(huán)成本匯報、反饋機(jī)制。4)登記供應(yīng)商，形成公司統(tǒng)一的資料信息庫。
3、項目工作成果的驗收：也就是項目的知識資產(chǎn)驗收，如《業(yè)務(wù)解決方案》、《培訓(xùn)課件》、《操作手冊》等關(guān)鍵文檔的驗收。
4、核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的驗收：根據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用目標(biāo)，對系統(tǒng)的各項核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，如成本系統(tǒng)，在合同合算環(huán)節(jié)，預(yù)計需要輸入的條目數(shù)量，實際的錄入的條目數(shù)量，報表輸出之后，與手工報表的結(jié)果是否相一致等，這都是進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗。
5、業(yè)務(wù)流程驗收：在系統(tǒng)中是否能夠完成相應(yīng)工作的審批流程，如《合同審批流程》是否能夠按照企業(yè)的業(yè)務(wù)流程展開，是否該流程已經(jīng)通過實際的業(yè)務(wù)驗證，這都是需要注意的事項。
6、系統(tǒng)功能驗收：在ERP項目實施過程中，企業(yè)會根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特色，提出一些標(biāo)準(zhǔn)ERP產(chǎn)品中不相匹配的功能，這些功能是需要通過二次開發(fā)來實現(xiàn)的。這些開發(fā)功能是否已經(jīng)實現(xiàn)，并且通過功能校驗，這也需要明確的目標(biāo)。
ERP管理系統(tǒng)項目驗收看似簡單，事實上是一項非常復(fù)雜的工作，必須引起公司“一把手”和項目組成員的重視，千萬不能敷衍了事。ERP項目驗收包括階段性驗收和整體驗收。
①階段性驗收。一般選擇的時機(jī)就是系統(tǒng)上線之后，錄入了一個月以上的數(shù)據(jù)。能夠準(zhǔn)確導(dǎo)出各類月度報表的時候。一個月剛好是一個小的系統(tǒng)周期，在這個時間周期內(nèi)，系統(tǒng)運(yùn)行得是否順暢，基本上都能反映出來，如果這一個月都不能挺過去，那就說明系統(tǒng)在運(yùn)行過程中存在較多的問題。
②整體驗收。就是根據(jù)階段測試驗收情況。對整個系統(tǒng)做一個綜合的評估，看它是否促使企業(yè)在管理思想、管理模式、管理方法、管理機(jī)制、管理基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、全員素質(zhì)、企業(yè)競爭力、企業(yè)形象、科學(xué)決策、信息的集成與處理等方廄發(fā)生一些明顯的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新。
ERP管理系統(tǒng)項目驗收的主要內(nèi)容應(yīng)該是由系統(tǒng)中不同模塊決定的，包括系統(tǒng)運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)處理情況、各種單據(jù)及報表出具情況，主要涉及到財務(wù)模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊、采購模塊、生產(chǎn)計劃模塊、工程BOM等，在驗收過程中，可以以部門為單位來進(jìn)行，便于集中精力來處理主要問題。
在庫存管理方面，重點(diǎn)是物料收發(fā)的流程是否合理，物料收發(fā)的效率是否有所提高，各種單據(jù)是否按照要求及時處理完，還有就是在這種操作模式下，所有庫存物料數(shù)據(jù)的質(zhì)量情況，包括物料收發(fā)的準(zhǔn)確率達(dá)到了多少，賬物相符率提高了多少，庫位相符率是多少，庫存積壓物料是否有所降低，呆滯物料是否有所減少等，這里面的一些具體數(shù)據(jù)可以去倉庫現(xiàn)場抽查獲得。
在工程BOM方面，主要是BOM結(jié)構(gòu)的合理性和準(zhǔn)確性，以及BOM導(dǎo)入到系統(tǒng)中的及時性，因為BOM是MRP運(yùn)算的源頭，一旦發(fā)生錯誤，就會導(dǎo)致整個需求的錯誤，新產(chǎn)品的BOM不能及時導(dǎo)入到系統(tǒng)，就會影響到物料的需求計劃和生產(chǎn)計劃。
在生產(chǎn)管理方面，主要是考核生產(chǎn)計劃的執(zhí)行率是否有所提高，生產(chǎn)效率是否有所提高，包括產(chǎn)能的最大發(fā)揮、生產(chǎn)排程的合理性、生產(chǎn)工藝的優(yōu)化等。
在物料采購方面，考核的主要指標(biāo)是物料的準(zhǔn)時交貨率，以及影響準(zhǔn)時交貨率的一些參數(shù)的設(shè)置，如產(chǎn)出率、損耗率、采購提前期等，如果這些參數(shù)設(shè)置不合理，將是禍患無窮，最直接的影響就是庫存積壓或者是生產(chǎn)停工待料。
除此外，還應(yīng)該包括針對二次開發(fā)項目的一個驗收，因為對于標(biāo)準(zhǔn)版本的ERP管理系統(tǒng)來說，一般都經(jīng)過了很嚴(yán)格的測試，并且經(jīng)過絕大多數(shù)客戶的驗證，在系統(tǒng)性能方面不會有太大的問題。二次開發(fā)的項目無論是對軟件廠商還是對企業(yè)內(nèi)部來說，都是一個全新的軟件，既然是新的，Bug在所難免，但一些基本的性能要滿足要求，比如在多用戶并發(fā)操作，以及大批量數(shù)據(jù)運(yùn)行的過程中，系統(tǒng)是否有嚴(yán)重的性能瓶頸，這些需要通過和一線的系統(tǒng)操作員工進(jìn)行溝通，進(jìn)而了解系統(tǒng)的性能方面的問題。
最后，應(yīng)該對整個系統(tǒng)做一個綜合的評估，看它有無促使企業(yè)在管理思想、管理模式、管理方法、管理機(jī)制、管理基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、全員素質(zhì)、企業(yè)競爭力、企業(yè)形象、科學(xué)決策和信息的集成與處理等方面發(fā)生一些明顯的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新，企業(yè)是否運(yùn)用ERP系統(tǒng)對整個供應(yīng)鏈管理中的各相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源實行有效的規(guī)劃和控制，通過財務(wù)分析，企業(yè)在客戶關(guān)系管理、市場預(yù)測分析、加強(qiáng)財務(wù)管理、合理組織生產(chǎn)、資源優(yōu)化配置、壓縮生產(chǎn)周期、降低物料庫存、減少資金占用、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、擴(kuò)大市場銷售和實行電子商務(wù)等方面有無產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益等。
ERP項目的驗收是對項目在整個實施階段產(chǎn)生的效果的一個檢驗的過程。也是對ERP項目在整個實施階段的一個終結(jié)，它為ERP系統(tǒng)在今后應(yīng)用中的順暢運(yùn)行奠定了堅實的基礎(chǔ)。
對企業(yè)來說，ERP項目的完善“只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)”，如何去充分挖掘ERP系統(tǒng)的潛力，還有很長的一段路要走，所以我們在思想上絕不能放松，要站在新的起點(diǎn)上，去迎接更大的挑戰(zhàn)，避免這種虎頭蛇尾的工程給企業(yè)帶來的巨大損失。
